Zbiórki Publiczne
Tryb postępowania dotyczący zbiórek
Podstawa prawna:
1. ustawa z dnia 15 marca 1933 r. o zbiórkach publicznych (Dz. U. Nr 22, poz. 162 z późn. zm.),
2. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 6 listopada 2003 r. w sprawie sposobów przeprowadzania zbiórek publicznych oraz zakresu kontroli nad tymi zbiórkami (Dz. U. Nr 199, poz. 1947 z późn. zm.),
3. ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),
4. ustawa o opłacie skarbowej z dnia 16 listopada 2006 r. (Dz. U. Nr 225, poz. 1635).
Wszelkie publiczne zbieranie ofiar w gotówce lub naturze na pewien z góry określony cel wymaga pozwolenia właściwego terenowo organu władzy (art. 1 ustawy o zbiórkach publicznych, zwanej dalej ustawą).
Pozwoleń na przeprowadzenie zbiórki udzielają, w drodze decyzji administracyjnej:
1. wójt, burmistrz (prezydent miasta) - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze gminy lub jej części,
2. starosta - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze powiatu lub jego części obejmującej więcej niż jedną gminę,
3. marszałek województwa - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze województwa lub jego części obejmującej więcej niż jeden powiat,
4. minister właściwy do spraw wewnętrznych - jeżeli zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze obejmującym więcej niż jedno województwo.
W przypadku, gdy zebrane ofiary mają być zużyte poza granicą Rzeczypospolitej Polskiej, pozwolenia na zbiórkę udziela minister właściwy do spraw wewnętrznych, za zgodą ministra właściwego do spraw zagranicznych i ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Pisma, z prośbą o opinię dotyczącą wydania pozwolenia, do ministra właściwego do spraw zagranicznych i ministra właściwego do spraw finansów publicznych kieruje minister właściwy do spraw wewnętrznych.
Zgodnie z art. 3 ustawy pozwolenie na zbiórkę publiczną może być udzielone wówczas, gdy „cel zbiórki nie jest przeciwny prawu oraz ze stanowiska publicznego jest godny poparcia. Za takie cele uważa się przede wszystkim cele: religijne, państwowe, oświatowe, zdrowotne, kulturalno-społeczne i społeczno-opiekuńcze”.
Pozwolenie na zbiórkę publiczną może być udzielone jedynie stowarzyszeniom i organizacjom, posiadającym osobowość prawną, albo komitetom, organizowanym dla przeprowadzenia określonego celu (art. 4 ustawy). Cel zbiórki winien być zgodny ze statutem stowarzyszenia lub organizacji, bądź z aktem organizacyjnym komitetu.
Zbiorki publiczne mogą być przeprowadzone jedynie przez członków tej instytucji, która pozwolenie otrzymała lub przez członków instytucji, mających cele pokrewne albo przez osoby imiennie zaproszone przez takie instytucje. Osobami przeprowadzającymi zbiórkę jako członkowie instytucji lub jako osoby imienne zaproszone przez te instytucje mogą być również:
1) małoletni powyżej 16. roku życia,
2) inni małoletni, jeżeli przeprowadzają zbiórkę na rzecz organizacji pożytku publicznego
w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, pod nadzorem osób pełnoletnich odrębnie upoważnionych do tego przez tę organizację.
Osoby organizujące lub przeprowadzające zbiórkę publiczną nie mogą za swe czynności otrzymywać wynagrodzenia.
Osoba prowadząca zbiórkę publiczną powinna posiadać legitymację.
Legitymacja zaś powinna zawierać:
– numer kolejny;
– nazwę przeprowadzającego zbiórkę i jego adres;
– cel zbiorki publicznej;
– nazwę organu, który udzielił pozwolenia;
– numer i datę wydanego pozwolenia;
– fotografię osoby przeprowadzającej zbiórkę oraz jej imię i nazwisko, a także adres;
– określenie terminu ważności legitymacji;
– legitymacja powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania przeprowadzającego zbiórkę publiczną i potwierdzona pieczęcią tej instytucji.
UWAGA! Legitymacja osoby małoletniej powinna zawierać, poza powyższymi danymi, także imię i nazwisko osoby pełnoletniej, upoważnionej do nadzoru nad małoletnim.
Zbiorki publiczne mogą być prowadzone na wolnym powietrzu lub wewnątrz pomieszczeń, w obiektach publicznych lub prywatnych za zgodą właścicieli tych obiektów.
UWAGA! Opisanych zasad dotyczących przeprowadzania zbiorek nie stosuje się:
a) do zbierania ofiar na cele religijne, kościelną działalność charytatywno-opiekuńczą, naukową, oświatową i wychowawczą oraz utrzymanie duchownych i członków zakonów, jeżeli odbywają się w obrębie terenów kościelnych, kaplic oraz w miejscach i okolicznościach zwyczajowo przyjętych w danej okolicy i w sposób tradycyjnie ustalony;
b) do zbiorek przeprowadzanych w drodze loterii pieniężnych lub fantowych, jeżeli zbiorki te nie są przeprowadzane w miejscach publicznych;
c) do zbiorek przeprowadzanych w lokalach prywatnych wśród grona osób znajomych osobiście przeprowadzającym zbiórkę;
d) do zbiórek wśród młodzieży szkolnej w lokalach szkolnych, odbywających się na podstawie pozwolenia władz szkolnych;
e) do zbiorek koleżeńskich w lokalach urzędów publicznych na cele godne poparcia, odbywających się na podstawie pozwolenia przełożonego urzędu.
Wniosek o wydanie pozwolenia na przeprowadzenie zbiórki publicznej, skierowany do Burmistrza Miasta i Gminy, podpisany przez osoby upoważnione do wyrażania oświadczeń woli (w sprawach majątkowych) w imieniu wnioskodawcy, powinien zawierać:
1. cel, na który mają być przeznaczone ofiary pochodzące ze zbiórki publicznej zgodny ze statutem lub aktem organizacyjnym wnioskodawcy, tj. jednoznaczne określenie na co faktycznie mają zostać wydatkowane środki ze zbiórki publicznej; informacja, iż mają to być cele statutowe byłaby zbyt ogólna dla potrzeb prowadzonego postępowania administracyjnego,
2. formy prowadzenia - mogą to być do wyboru: dobrowolne wpłaty na konto, założone osobno dla każdej zbiórki publicznej przez przeprowadzającego zbiórkę publiczną (we wniosku należy podać numer tego konta), zbieranie ofiar do puszek kwestarskich, zbieranie ofiar do skarbon stacjonarnych, sprzedaż cegiełek wartościowych, sprzedaż przedmiotów i usług oraz zbieranie ofiar w naturze,
3. termin rozpoczęcia i zakończenia zbiórki (pozwolenia wydawane są maksymalnie na okres jednego roku),
4. obszar na jakim będzie zbiórka prowadzona,
5. sposób informowania o prowadzonej zbiórce publicznej,
6. liczbę osób, które mają brać udział w zbiórce publicznej,
7. przewidywane koszty przeprowadzenia zbiórki publicznej, w tym rodzaj i wysokość poszczególnych wydatków,
8. miejsce wydatkowania zebranych ofiar - tzn. w kraju czy poza granicami kraju (w sytuacji, gdy ofiary pochodzące ze zbiórki publicznej wydatkowane będą poza granicami państwa, należy również wskazywać miejsce, gdzie będą wydatkowane zebrane ofiary).
Gdy zbieramy ofiary do puszek kwestarskich i skarbon, musimy pamiętać:
1) puszki kwestarskie i skarbony muszą być tak zabezpieczone, aby ich otwarcie i wyjęcie zawartości było niemożliwe bez widocznego naruszenia zabezpieczenia;
2) puszki kwestarskie i skarbony muszą być ponumerowane, zaopatrzone w nazwę przeprowadzającego zbiórkę publiczną oraz jego adres;
3) otwieranie skarbon stacjonarnych i przeliczanie zebranych ofiar powinno odbywać się w obecności co najmniej dwóch osób, upoważnionych do tego przez przeprowadzającego zbiórkę publiczną;
4) również otwieranie puszek kwestarskich i przeliczanie zebranych ofiar powinno odbywać się w obecności co najmniej dwóch osób, upoważnionych do tego przez przeprowadzającego zbiórkę publiczną. W tym przypadku dodatkowo przy otwieraniu puszki kwestarskiej powinna być obecna osoba kwestująca.
W sytuacji, gdy jedną z form zbiórki ma być sprzedaż cegiełek wartościowych do wniosku należy dołączyć wzory tych cegiełek w poszczególnych nominałach, określić ilość w poszczególnych nominałach i wartość ich emisji (łączna kwota). Cegiełki te, jako druki ścisłego zarachowania, powinny być sporządzone w sposób uniemożliwiający ich podrobienie bez stosowania technik specjalnych i wiedzy fachowej. Na każdej cegiełce wartościowej sprzedawanej w ramach zbiórki publicznej, umieszcza się nazwę przeprowadzającego zbiórkę, jego adres, kolejny numer cegiełki, a także jej cenę. Na cegiełce może być umieszczona informacja dotycząca celów zbiórki publicznej.
Jeżeli zbiórka ma być prowadzona w formie sprzedaży przedmiotów, we wniosku należy podać wykaz przedmiotów planowanych do sprzedaży w ramach zbiórki publicznej, wskazać ilość, rodzaj i cenę poszczególnych przedmiotów. Należy zaznaczyć, iż na każdym przedmiocie sprzedawanym w ramach zbiórki publicznej, wyraźnie i w sposób trwały winna być podana nazwa przeprowadzającego zbiórkę publiczną oraz cena przedmiotu. Napisy te powinny wyróżniać przedmioty sprzedawane w ramach zbiórki publicznej, od innych przedmiotów, znajdujących się w obrocie.
Jeżeli zbiórka ma być prowadzona w formie sprzedaży usług, we wniosku należy podać:
1. w przypadku zbiórki publicznej realizowanej poprzez wysyłanie wiadomości tekstowych typu sms:
- numer sms, na jaki ofiarodawcy będą mogli wysyłać wiadomości tekstowe,
- treść sms’a,
- koszt wysłania jednego wysłanego sms-a,
- wysokość kwoty, jaką otrzyma organizator zbiórki za jeden wysłany sms na realizację celu zbiórki publicznej
- termin uruchomienia serwisu;
2. w przypadku zbiórki publicznej realizowanej poprzez dokonywanie połączeń telefonicznych typu audiotele lub infolinia:
- numer audiotele lub infolinii, na jaki ofiarodawcy będą mogli dokonywać połączenie,
- koszt jednego połączenia (lub za 1 minutę połączenia)
- wysokości kwoty, jaką otrzyma organizator zbiórki za jedno połączenie (lub za 1 minutę połączenia) na realizację celu zbiórki publicznej,
- termin uruchomienia serwisu.
Zbieranie ofiar w naturze może być dozwolone tylko w przypadku, gdy wszystkie dary będą mogły być w niezmienionej postaci zużyte na cel, określony w pozwoleniu przy czym we wniosku należy wskazać rodzaj tych ofiar.
Bardzo ważne jest odpowiednie, jednoznaczne sprecyzowanie celu i form prowadzenia zbiórki, obszaru, jaki zbiórka będzie obejmować, przedstawienie sposobu jej prowadzenia oraz określenie kosztów zorganizowania i przeprowadzenia planowanej zbiórki (powinny być jak najniższe - nie powinny jednak przekroczyć 10% zebranej kwoty).
Do wniosku należy dołączyć aktualny statut wnioskodawcy (lub akt organizacyjny komitetu ze wskazaniem osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu komitetu – podać serię i numer dowodu osobistego lub numer PESEL) oraz aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (w przypadku komitetów - pełny skład osobowy z podpisami oraz adresami członków). Możliwe jest również nadesłanie uwierzytelnionych kopii powyższych dokumentów. Uprawnionym do uwierzytelniania dokumentów jest organ, który wydał dokument, albo notariusz. Organ dopuszcza dokonanie poświadczenia przez radcę prawnego lub adwokata. Poświadczenie statutu możliwe jest również przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu wnioskodawcy (na każdej stronie czytelne podpisy za zgodność z oryginałem) oraz załączenie oświadczenia o zgodności kopii załączonego statutu z aktualnym brzmieniem statutu zarejestrowanym przez sąd rejestrowy oraz podaniem daty tego poświadczenia.
Z chwilą złożenia wniosku o wydanie pozwolenia powstaje obowiązek zapłaty opłaty skarbowej. Zatem dowód dokonania opłaty skarbowej (w kasie organu podatkowego lub bezgotówkowo na rachunek tego organu) winien być dołączony do wniosku o wydanie pozwolenia. Obecnie opłata skarbowa za wydanie pozwolenia wynosi 82 zł (słownie: osiemdziesiąt dwa złote) .
Zauważyć jednak należy, iż stosownie do art. 7 pkt 4 ustawy o opłacie skarbowej zwalnia się od opłaty skarbowej organizacje pożytku publicznego, jeżeli składają wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia - wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie”. Zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz. 873 z późn. zm.) działalnością nieodpłatną pożytku publicznego jest świadczenie na podstawie stosunku prawnego usług, za które organizacja pozarządowa oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 prowadzące tę działalność, nie pobierają wynagrodzenia.
Jeżeli zakres wnioskowanego pozwolenia na przeprowadzenie zbiórki publicznej może mieścić się, zarówno w ramach odpłatnej, jak i nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, konieczne jednoznaczne wskazanie, czy cele planowanej zbiórki publicznej mieszczą się wyłącznie w zakresie nieodpłatnej działalności pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Termin rozpatrzenia wniosku uzależniony jest od prawidłowego i kompletnego przedstawienia materiału dowodowego. Udzielone pozwolenie jest skuteczne od momentu odebrania go przez wnioskodawcę, co oznacza, że dopiero od tego momentu możliwe jest prowadzenie zbiórki publicznej.
Władza, która udzieliła pozwolenia na zbiórkę publiczną, może w każdym czasie sama lub przez podległe sobie organy dowiadywać się o stan akcji zbiórkowej, w szczególności przez wgląd w akta, księgi oraz dokumenty kasowe, a także przeprowadzać rewizję kasy, żądać ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz wysyłać swoich delegatów na posiedzenia instytucji. Instytucje te winny zawiadamiać władze przynajmniej 24 godziny przed o posiedzeniach, na których mają być omawiane sprawy zużytkowania zebranych ofiar.
Organ, który udzielił pozwolenia, może kontrolować przeprowadzane zbiorki publiczne w zakresie:
1) zgodności prowadzenia zbiorki publicznej z udzielonym pozwoleniem,
2) przestrzegania warunków i sposobów prowadzenia zbiorki publicznej,
3) ochrony bezpieczeństwa powszechnego, porządku publicznego, dóbr pozyskanych z ofiarności publicznej oraz dóbr osobistych obywateli,
4) sposobu zużytkowania zebranych ofiar.
UWAGA! Organ, który wydał pozwolenie, może je cofnąć w każdym czasie, jeżeli zbiórka przeprowadzona jest niezgodnie z postanowieniami ustawy o zbiorkach publicznych lub jeżeli ujawnione zostanie, że dalsze prowadzenie zbiórki może zagrażać bezpieczeństwu, spokojowi lub porządkowi publicznemu, albo jeśli władza stwierdzi, że ofiary uzyskane ze zbiorki nie są przeznaczone na właściwy cel. W tym przypadku może być jednocześnie zarządzone przekazanie zebranych ofiar na cele humanitarne jednej z instytucji społeczno-opiekuńczych lub oświatowych.
Przeprowadzający zbiórkę publiczną powinni prowadzić w formie rejestru dokumentację dotyczącą przebiegu akcji zbiórkowej.
Dokumentacja powinna zawierać następujące informacje:
1) Komu, kiedy i jakie puszki kwestarskie, skarbony, przedmioty i cegiełki wartościowe zostały wydane;
2) kiedy zbiórka publiczna została zakończona;
3) sumę zebranych darów pieniężnych;
4) rodzaj i ilość zebranych darów w naturze.
Dane te muszą być potwierdzone podpisami osób, które zbiórkę przeprowadziły i które odebrały zebrane ofiary. Usuwanie wpisów bądź czynienie ich nieczytelnymi jest niedozwolone. Dopuszczalne są jedynie przekreślenia dające możliwość odczytania przekreślonej treści. Przeprowadzający zbiórkę publiczną powinien przechowywać tę dokumentację przez okres dwóch lat od dnia zakończenia zbiorki.
SPRAWOZDANIE z wyników zbiórki publicznej i sposobie zużytkowania zebranych ofiar, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu organizatora zbiórki, należy dostarczyć w terminie 1 miesiąca po zakończeniu zbiórki wraz z załączoną kopią ogłoszenia prasowego. Publiczne ogłoszenie wyników zbiórki publicznej (ogłoszenie prasowe) należy zamieścić w prasie, w rozumieniu przepisów Prawa prasowego, o zasięgu obejmującym co najmniej obszar, na którym zbiórka została przeprowadzona.
Organ dopuszcza zamieszczenie ogłoszenia o wynikach zbiórki publicznej i sposobie zużytkowania zebranych ofiar na stronach internetowych. Ogłoszenie takie winno być zamieszczone przez okres przynajmniej 1 miesiąca od momentu zakończenia zbiórki publicznej, aby ofiarodawcy mogli zapoznać się z efektami zbiórki.
Ogłoszenie prasowe powinno zawierać: nazwę i siedzibę przeprowadzającego zbiórkę publiczną, nazwę organu, oraz datę i numer pozwolenia, sumę zebranych ofiar pieniężnych, uwzględniającą ilość i rodzaj zebranych ofiar na poszczególne cele, według form zbiórki publicznej, rodzaj i ilość zebranych ofiar w naturze, wysokość kosztów przeprowadzenia zbiórki publicznej, z dokładnym wymienieniem rodzaju i wysokości poszczególnych wydatków.
W sprawozdaniu oprócz wymienionych wyżej elementów należy szczegółowo przedstawić jakie wydatki i w jakiej wysokości zostały pokryte ze środków pochodzących ze zbiórki publicznej, w ramach realizacji poszczególnych celów określonych w pozwoleniu. Jeżeli zbiórka publiczna prowadzona była w formie zbierania ofiar w naturze, przedstawić należy ilość i rodzaj ofiar przekazanych na każdy z celów wskazanych w pozwoleniu.
Jeżeli organizator zbiórki publicznej nie wykorzysta w okresie trwania zbiórki publicznej wszystkich zebranych ofiar (środków finansowych i darów rzeczonych) winien poinformować organ o pozostałych ofiarach oraz o sposobie i terminie ich wykorzystania, a także nadesłać dodatkowe informacje o ich wykorzystaniu.
Przy sporządzaniu sprawozdania należy pamiętać o jego czytelnym i rzetelnym przygotowaniu. Określenia używane dla określenia tytułu wydatkowania środków winny być precyzyjne - nie należy używać terminów wieloznacznych, zwłaszcza bez ich uprzedniego wyjaśnienia.
W prawidłowo sporządzonym sprawozdaniu ze zbiórki publicznej należy wskazać jaką kwotę pozyskano w każdej z form prowadzenia zbiórki, a także przedstawić w jaki sposób realizowano każdy z celów zbiórki, wymienionych w decyzji.
Jeżeli dane zdarzenie nie wystąpiło - nie pozyskiwano środków w danej formie lub nie realizowano danego celu - to winna być o tym uczyniona odpowiednia wzmianka, np. poprzez adnotację „nie przeprowadzono zbiórki w tej formie” czy „nie realizowano danego celu zbiórki”.
Ponadto każdy dokument załączany do sprawozdania, lub je uzupełniający, stanowi integralną część sprawozdania i powinien być, podobnie jak sprawozdanie, prawidłowo podpisany. Przy załączaniu dokumentów będących kserokopiami, należy pamiętać o ich uwierzytelnieniu (organ dopuszcza uwierzytelnienie przez osoby uprawnione do składnia oświadczeń woli w imieniu organizatora zbiórki).
Jeżeli zbiórka publiczna nie została przeprowadzona, należy o tym, w formie pisemnej, poinformować organ, który wydał pozwolenie oraz podać przyczyny, z powodu, których nie przeprowadzono zbiórki.
